3.15消費者權益日晚會一過，幾家歡喜幾家愁，不知有多少人忘記給央X續費，導致連夜加班開會，爭分奪秒做公關，引導輿論，真是苦了公關汪。這個時候一場高效的會議就顯得十分重要，但要開好一場高效的會議并不是那么簡單，雖然我們都知道時間的供給是沒有彈性的，而且也沒有替代品，但我們最不擅長的還是管理自己的時間，并進行合理安排。
據統計，有30%的職場人士認為他們參加的會議毫無意義，28.2%的人每天要參加1到5個小時不等的會議。可見，高效會議的重要性，不妨先來看看國外一些CEO的開會理念。
1、國外CEO們的會議理念
一名匿名的特斯拉員工這樣形容與CEO馬斯克會面的：“當我們和他見面的時候，我們都做好了準備。因為如果你沒有，他會讓你意識到這點。如果他問了個非常合理的跟進問題而你沒法回答，小心死得很難看，所以，員工開會前應該做好充分準備。”
據《財富》雜志報道，Facebook首席運營官雪莉·桑德伯格會隨著會議進程一項項劃掉已經討論過的事項，如果一頁紙上寫的所有要點都討論過了，她就把那一頁撕掉，翻到下一頁，她喜歡嚴格遵守會議議程。
在 “亞馬遜領導守則”中有這么一條：“領導有義務在有不同觀點時禮貌地挑戰他人的觀點，即使這樣做令人不快或非常累。領導需要堅定不拔，絕不為了社交凝聚力妥協。一旦作出決定，他們就應該全情投入。”CEO杰夫·貝索斯認為開會就是要爭論。
據管理學專家Peter Drucker指出，通用汽車CEO斯隆在正式會議中甚少發言，通常只在會上簡要地宣布會議目的，然后就聽別人講話；會后，他會給員工發送跟進備忘錄，提出行動計劃。
在Evernote（印象筆記），每場會議上都會出現一個與會議不相干的員工，這是公司故意為之。CEO利賓解釋說：“他們參加會議是為了消化吸收討論內容。他們不僅僅只是觀眾，他們也要說話提問；開會也是培養員工的好機會。”
可見，CEO們開會都喜歡會前充分準備，制定會議日程，會上傾聽討論，會后跟進落實，甚至把開會作為培養員工的途徑。
2、高效會議三部曲
一、確定主題，定好議程，做好準備
會議要明確主題，并事先通知與會人員；會前，把議程材料提前發給與會人員，強調需要重點討論的部分，如有必要可提前溝通，避免會上論而無果；并做好會議輔助設施的準備。
二、主持開場，討論記錄，解決問題
主持人就會議紀律做聲明，介紹會議流程，強調會議目的，主持發言開展討論，并就達成的決議做好記錄，并當眾宣讀確認，沒有確認的結論，可以另外再討論，達成決議并確認的結論，馬上進入執行程序。
三、會后跟蹤，監督執行，實時反饋
會議進入結束流程后，需要對會議達成的決議進行宣布確認；會后，對討論形成的解決方案要有跟蹤，跟進執行情況，如有意外可及時發現適時調整，確保各項會議決議都能落實。
當然，如果是跨地域性會議，選擇靠譜的電話或者視頻會議產品顯得十分重要，比如263的電話會議和視頻會議產品等，要不然一個重要會議可能就因為一個工具毀了，得不償失。
3、最后的建議
我們都經歷過冗長無聊甚至跑題的會議，更別說像3.15這樣的日子，所以有效控制會議時間也是很重要的，如果你想讓有效的時間產出價值最大化，還可以參考三星的開會法則：凡是會議，必有準備；凡是會議，必有主題；凡是會議，必有紀律；凡是會議，必有議程；凡是會議，必有結果；凡是開會，必有訓練；凡是開會，必須守時；凡是開會，必有記錄；凡是散會，必有事后追蹤。
京公網安備11011402011711 |